Hợp đồng freelance thiết kế: 8 điều khoản nên có (kèm câu mẫu)

Hợp đồng freelance thiết kế nên có 8 điều khoản: phạm vi, file bàn giao, tiến độ, vòng sửa, các đợt chi trả, quyền sử dụng file gốc, portfolio và chấm dứt. Kèm câu mẫu tiếng Việt và trang mẫu hợp đồng.

Trả lời nhanh: Hợp đồng freelance thiết kế là văn bản designer tự do và khách cùng ký trước khi bắt tay vào làm, ghi rõ ai làm gì, giao file gì, khi nào, sửa mấy vòng, trả tiền theo những đợt nào và ai được dùng sản phẩm vào việc gì. Một hợp đồng dịch vụ thiết kế gọn cho logo, nhận diện hay ấn phẩm nên có đủ 8 điều khoản dưới đây. Mỗi điều khoản chặn một kiểu tranh chấp hay gặp.

Trước hợp đồng thường là proposal và báo giá. Proposal đã có bài riêng (proposal là gì và cách viết proposal thiết kế); phần tiền, bạn có thể tách ra tờ báo giá làm bằng công cụ Báo giá & hoá đơn của ColorME, nơi theo phần hỏi đáp của trang bạn "điền thông tin của bạn, khách hàng và các hạng mục, công cụ tự tính tổng tiền rồi xuất báo giá PDF". Hợp đồng là bước cuối: chép lại những gì đã chốt thành câu chữ hai bên cùng ký.

Lưu ý: bài này là kinh nghiệm tổ chức công việc cho rõ ràng, không phải tư vấn pháp lý. Câu mẫu trong bài viết cho một dự án giả định. Trước khi ký hợp đồng có giá trị lớn, hợp đồng với doanh nghiệp hoặc hợp đồng có chuyển giao quyền, hãy nhờ người có chuyên môn pháp lý đọc lại.

Mẫu hợp đồng thiết kế ColorME tự làm cho một dự án giả định: trang đầu với 8 điều khoản và trang phụ lục. Hoa Lưng Đồi và Nét Mảnh Studio là tên giả định.

Hợp đồng freelance thiết kế là gì, khi nào cần?

Khi một designer tự do nhận làm logo, bộ nhận diện hay bao bì cho khách, hai bên thường thoả thuận qua tin nhắn: gửi brief, gửi báo giá, khách "ok em", rồi bắt đầu. Cách đó chạy được với việc nhỏ và khách quen. Vấn đề nằm ở chỗ tin nhắn chỉ ghi lại những gì hai bên nghĩ tới lúc đó. Những gì chưa ai nghĩ tới (khách muốn thêm một mẫu, khách cần file gốc, dự án dừng giữa chừng) sẽ thành chuyện cãi nhau sau này.

Hợp đồng không cần dài. Với một dự án nhận diện cỡ vừa, 3 đến 5 trang cộng một phụ lục phạm vi là đủ. Điều quan trọng là mỗi câu trả lời một câu hỏi cụ thể. Thường nên có hợp đồng khi:

• Khách là doanh nghiệp, hoặc người ký không phải người duyệt thiết kế.
• Dự án kéo dài hơn vài tuần, có nhiều mốc duyệt.
• Sản phẩm dùng để kinh doanh: logo, bao bì, nhận diện, ấn phẩm in số lượng lớn.
• Khách hỏi về file gốc, độc quyền, hoặc muốn đăng ký nhãn hiệu cho logo.

Về mặt gọi tên, nhiều người tìm "hợp đồng freelancer", "hợp đồng dịch vụ thiết kế đồ hoạ" hay "mẫu hợp đồng thiết kế logo"; nội dung cốt lõi giống nhau. Khi làm cho khách nước ngoài, hợp đồng thường bằng tiếng Anh hoặc song ngữ; những điều nên hỏi thêm về tiền và kênh nhận tiền có trong bài designer remote cho công ty nước ngoài.

Ví dụ trong bài: tiệm hoa Hoa Lưng Đồi ở Đà Lạt thuê một designer tự do lấy tên Nét Mảnh Studio làm logo, bộ nhận diện cơ bản, giấy gói hoa, thiệp kèm hoa và 6 mẫu bài đăng. Cả hai tên đều là tên giả định. Bài không ghi con số tiền hay tỉ lệ nào: chúng phụ thuộc dự án và do hai bên tự thoả thuận.

8 điều khoản nên có trong hợp đồng thiết kế

Thứ tự dưới đây theo đúng vòng đời một dự án: ai với ai, làm gì, giao gì, khi nào, sửa thế nào, trả tiền ra sao, ai được dùng gì, và nếu dừng thì sao.

8 điều khoản xếp theo vòng đời dự án; dòng dưới mỗi ô là kiểu tranh chấp điều khoản đó chặn (ColorME tổng hợp).

Điều 1: Các bên và phạm vi công việc

Ghi tên hai bên, người đại diện, người có quyền duyệt thiết kế (không phải lúc nào cũng là người ký), kênh liên lạc chính thức. Sau đó là phạm vi: làm những hạng mục nào, và quan trọng không kém, không làm những gì. Phạm vi nên dẫn sang một phụ lục có bảng hạng mục, để khi cần thêm việc chỉ phải làm phụ lục mới.

"Bên B thiết kế cho Bên A các hạng mục liệt kê tại Phụ lục 1. Những việc không có trong Phụ lục 1, gồm chụp ảnh sản phẩm, làm website, in ấn và làm việc với nhà in, không thuộc hợp đồng này. Người duyệt thiết kế phía Bên A là chủ tiệm; ý kiến duyệt gửi qua email hoặc nhóm chat dự án mới được tính."

Điều 2: Sản phẩm bàn giao và định dạng file

Đây là chỗ hay sinh tranh chấp sau khi dự án xong. Khách nghĩ "file gốc" là có sẵn; designer nghĩ chỉ giao PNG. Hãy liệt kê từng file: tên hạng mục, định dạng (AI, SVG, PDF in, PNG nền trong), hệ màu (CMYK cho in, RGB cho màn hình), kích thước, và cách giao (thư mục chia sẻ, thời hạn giữ link). Với logo, một bộ file đủ dùng gồm bản màu, bản một màu, bản âm bản và các định dạng cho in lẫn web; công cụ Xuất bộ file logo của ColorME giúp xuất bộ SVG, PNG, JPG từ một file.

Nếu dự án có ấn phẩm in, ghi rõ ai làm việc với nhà in và ai duyệt bản in thử. Những điều cần hỏi nhà in đã có trong bài làm việc với nhà in.

Phụ lục của mẫu: bảng hạng mục với định dạng, số lượng, nơi dùng; ô ngoài phạm vi; dòng file gốc và font; các đợt chi trả chỉ ghi mốc, số tiền theo báo giá.

"Bên B bàn giao các file liệt kê tại Phụ lục 1 qua thư mục chia sẻ trong vòng 3 ngày làm việc sau đợt chi trả cuối. Font chữ có bản quyền dùng trong thiết kế được ghi tên trong file hướng dẫn; Bên A tự mua giấy phép font nếu dùng cho mục đích thương mại."

Dòng về font rất hay bị quên. Font trả phí, và cả nhiều font tải về không mất tiền, đều có điều kiện sử dụng riêng; xem thêm thuật ngữ giấy phép font. Ảnh stock cũng vậy: ghi rõ ảnh mua bằng tài khoản ai và giấy phép thuộc về ai.

Điều 3: Tiến độ và các bước duyệt

Tiến độ nên tính bằng số ngày làm việc kể từ một sự kiện (ký hợp đồng, nhận đủ tài liệu, nhận đợt tiền đầu), không chỉ ghi một ngày cố định. Mỗi chặng có một mốc duyệt và thời hạn khách trả lời. Câu quan trọng nhất: khách duyệt chậm thì mốc sau lùi tương ứng.

"Bên A phản hồi mỗi bản duyệt trong 3 ngày làm việc. Nếu Bên A phản hồi chậm, các mốc sau lùi đúng bằng số ngày chậm. Nếu Bên A không phản hồi sau 10 ngày làm việc, Bên B gửi email nhắc; sau 5 ngày làm việc kể từ email nhắc, chặng đó được xem là đã duyệt."

Con số trong câu mẫu chỉ để minh hoạ cách viết; hai bên tự chọn con số hợp lý với dự án của mình.

Điều 4: Vòng sửa và yêu cầu thay đổi

Ghi số vòng sửa cho mỗi chặng, và định nghĩa thế nào là "sửa" và thế nào là "thay đổi yêu cầu". Sửa là chỉnh trong hướng đã duyệt: màu, cỡ chữ, khoảng cách. Thay đổi yêu cầu là đổi hướng: bỏ concept đã chọn, thêm hạng mục, đổi tên thương hiệu. Sửa nằm trong số vòng; thay đổi yêu cầu thì báo giá và tiến độ riêng.

Một chặng có 2 vòng sửa (số ví dụ); góp ý làm đổi hướng đã duyệt đi sang nhánh yêu cầu thay đổi, có báo phí và chỉ làm khi khách đồng ý.

"Mỗi chặng gồm tối đa 2 vòng sửa. Một vòng sửa là một lần Bên A gửi danh sách góp ý gộp và Bên B gửi lại bản đã chỉnh. Góp ý làm đổi concept đã duyệt, thêm hạng mục hoặc phát sinh sau vòng sửa cuối là yêu cầu thay đổi: Bên B báo phí và thời gian bằng văn bản, chỉ làm khi Bên A đồng ý."

Chữ "góp ý gộp" giúp tránh cảnh mỗi ngày một tin nhắn sửa lẻ rồi tranh luận đó là vòng mấy.

Điều 5: Lịch trả tiền theo đợt

Chia tiền công theo các mốc của dự án thay vì một lần khi xong. Một cách chia hay gặp là ba đợt: khi ký hợp đồng (để giữ lịch làm), khi khách duyệt concept, và trước khi bàn giao file cuối. Bao nhiêu đợt và mỗi đợt bao nhiêu là việc hai bên tự thoả thuận; không có tỉ lệ chuẩn nào bạn phải theo. Cách tính giá và đặt cọc có trong bài freelance design: bắt đầu, tìm khách và báo giá.

Tiến độ 25 ngày làm việc của dự án giả định: chấm đen là mốc khách duyệt, vạch vàng là ba đợt chi trả gắn với mốc. Không ghi số tiền hay tỉ lệ.

"Tiền công trả làm 3 đợt theo Phụ lục 2: đợt 1 khi ký hợp đồng, đợt 2 khi Bên A duyệt concept logo, đợt 3 trước khi Bên B gửi file cuối. Bên B gửi bản xem trước có dấu mờ cho đến khi nhận đợt 3. Tiền đợt 1 không hoàn lại nếu Bên A dừng dự án sau khi Bên B đã bắt đầu làm."

Bản xem trước có dấu mờ (xem thuật ngữ watermark) giúp khách duyệt đủ rõ mà chưa dùng được bản cuối. Ghi thêm số tài khoản nhận tiền, ai chịu phí chuyển khoản, và việc xuất hoá đơn nếu khách là doanh nghiệp: chuyện hoá đơn và thuế nên hỏi cơ quan thuế quản lý nơi bạn cư trú.

Điều 6: Quyền sở hữu, quyền sử dụng file cuối và file gốc

Phần này nên tách ba nhóm: bản thiết kế cuối khách đã chọn, file gốc có thể chỉnh sửa, và các phương án nháp không được chọn. Với mỗi nhóm, ghi rõ khách được dùng vào việc gì, ở đâu, trong bao lâu, có độc quyền không, và khi nào quyền đó bắt đầu (thường là sau khi nhận đủ tiền).

Quyền tác giả và việc chuyển giao quyền với tác phẩm có quy định riêng trong luật sở hữu trí tuệ; bài này không trích hay diễn giải điều luật. Cách an toàn là viết bằng chữ thật cụ thể, và với logo khách định đăng ký nhãn hiệu, nhờ người có chuyên môn xem điều khoản này. Thuật ngữ bản quyền nghệ thuật giải thích các khái niệm cơ bản.

Một cách thoả thuận quyền cho ba nhóm file trong dự án giả định: bản cuối, file gốc và phương án nháp, trước và sau khi trả đủ. Không phải quy định chung.

"Sau khi nhận đủ tiền công, Bên B chuyển cho Bên A toàn bộ quyền sử dụng logo và bộ nhận diện tại Phụ lục 1 cho mọi mục đích kinh doanh của Bên A, không giới hạn thời gian; Bên B không bán hay giao lại thiết kế này cho bên khác. File gốc (AI, PSD) được giao kèm. Các phương án nháp không được chọn vẫn thuộc Bên B."

Nếu bạn không muốn giao file gốc, cứ ghi "không gồm file gốc" và để giá phản ánh điều đó; chỉ cần đừng để khoảng trống.

Điều 7: Portfolio và bảo mật

Designer cần dự án thật để làm portfolio; khách có khi chưa muốn công khai trước ngày ra mắt. Một câu ngắn giải quyết cả hai: được đăng lúc nào, đăng phần nào, và thông tin nào phải giữ kín.

"Bên B được đưa thiết kế đã hoàn thành vào portfolio cá nhân sau ngày Bên A ra mắt nhận diện mới, hoặc sau 60 ngày kể từ ngày bàn giao, tuỳ ngày nào đến trước. Bên B không công bố số liệu kinh doanh, giá bán và tài liệu nội bộ Bên A gửi trong dự án."

Nếu khách là công ty lớn cần thoả thuận bảo mật riêng (NDA), ký NDA trước khi họ gửi tài liệu.

Điều 8: Chấm dứt hợp đồng và phần việc đã làm

Dự án có thể dừng vì nhiều lý do: khách đổi kế hoạch, không phản hồi, hoặc designer không thể tiếp tục. Điều khoản này nói: ai được chấm dứt, báo trước bao lâu, phần việc đã làm được tính thế nào, file nào được giao, và tiền đã nhận xử lý ra sao.

"Mỗi bên được chấm dứt hợp đồng bằng email báo trước 5 ngày làm việc. Khi Bên A chấm dứt, Bên A trả tiền công cho các chặng đã hoàn thành và chặng đang làm; Bên B giao file của các chặng đã được trả đủ. Khi Bên B chấm dứt mà không do lỗi của Bên A, Bên B hoàn lại tiền của chặng chưa giao. Nếu Bên A không phản hồi quá 30 ngày, Bên B được quyền chấm dứt hợp đồng theo cách trên."

Thêm một dòng về cách giải quyết bất đồng: hai bên trao đổi trước, ghi lại bằng email; điều khoản về toà án hay trọng tài nên để người có chuyên môn pháp lý viết.

Mẫu hợp đồng thiết kế logo: trang đầu viết thế nào

Trang đầu nên gọn: tên hợp đồng, số hợp đồng, ngày ký, thông tin hai bên, rồi các điều khoản ngắn dẫn sang phụ lục. Phụ lục 1 là bảng phạm vi và file bàn giao; Phụ lục 2 là lịch các đợt chi trả gắn với mốc. Cách tách này giúp phần điều khoản ít thay đổi giữa các dự án, chỉ phụ lục là viết lại.

Trang đầu của mẫu hợp đồng: thông tin hai bên, người duyệt, 8 điều khoản mỗi điều 1 đến 2 câu, chữ ký. Số ngày trong mẫu là ví dụ.

Khung dưới đây là danh sách mục để bạn chép và điền, không phải văn bản có giá trị pháp lý soạn sẵn:

1. Thông tin hợp đồng: tên "Hợp đồng dịch vụ thiết kế", số hợp đồng, ngày ký, nơi ký.
2. Bên A (khách): tên, người đại diện, chức vụ, liên hệ, người duyệt thiết kế.
3. Bên B (designer): họ tên hoặc tên studio, giấy tờ tuỳ thân, liên hệ, tài khoản nhận tiền.
4. Điều 1 đến Điều 8 như trên, mỗi điều 2 đến 5 câu.
5. Phụ lục 1: bảng hạng mục, định dạng file, số lượng, ngoài phạm vi.
6. Phụ lục 2: các đợt chi trả và mốc tương ứng.
7. Chữ ký hai bên, ghi rõ họ tên.

Ký điện tử trên file PDF là cách nhiều freelancer dùng với khách ở xa; cách chèn chữ ký có trong bài chèn chữ ký vào file PDF. Giá trị pháp lý của từng cách ký là câu hỏi nên hỏi người có chuyên môn; với khách doanh nghiệp, họ thường có quy trình ký riêng.

Tranh chấp hay gặp và điều khoản nào chặn nó

Nhiều rắc rối khi làm freelance thiết kế không đến từ khách xấu, mà từ những câu chưa ai viết ra. Bảng dưới đây ghép từng tình huống quen thuộc với điều khoản giải quyết nó.

Kiểm tra trước khi ký

• Phạm vi trong hợp đồng khớp với proposal và báo giá đã gửi.
• Mỗi hạng mục có định dạng file và số lượng.
• Tiến độ tính theo ngày làm việc, có câu về duyệt chậm.
• Số vòng sửa mỗi chặng và định nghĩa yêu cầu thay đổi.
• Các đợt chi trả gắn với mốc, đợt cuối trước khi giao file.
• Quyền sử dụng: phạm vi, thời hạn, độc quyền, file gốc, phương án nháp, font và ảnh stock.
• Thời điểm được đăng portfolio, thông tin cần giữ kín.
• Cách chấm dứt và cách tính phần việc đã làm.
• Người có chuyên môn pháp lý đã đọc, với hợp đồng giá trị lớn hoặc có chuyển giao quyền.

Nếu đã gửi proposal cho khách, phạm vi, tiến độ và vòng sửa đã chốt trong đó chuyển gần như nguyên văn sang hợp đồng; chỉ cần đối chiếu lại từng dòng.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng freelance thiết kế

Hợp đồng freelancer là gì?

Là hợp đồng giữa một người làm tự do và khách thuê họ làm một việc cụ thể, thường theo dự án. Trong thiết kế, hợp đồng ghi phạm vi, file bàn giao, tiến độ, vòng sửa, các đợt chi trả, quyền sử dụng sản phẩm, portfolio và cách chấm dứt.

Dự án nhỏ có cần hợp đồng không?

Việc nhỏ với khách quen, một báo giá có điều khoản và tin nhắn đồng ý của khách thường đủ để hai bên nhớ đã thống nhất gì. Khi khách là doanh nghiệp, dự án kéo dài nhiều tuần hoặc sản phẩm dùng để kinh doanh như logo, bao bì, nên có hợp đồng.

Designer có bắt buộc giao file gốc cho khách không?

Không có câu trả lời chung: đó là điều hai bên thoả thuận. Hãy ghi bằng chữ trong hợp đồng là có hoặc không gồm file gốc (AI, PSD), giao khi nào, và để giá phản ánh lựa chọn đó.

Hợp đồng thiết kế nên cho sửa mấy lần?

Không có con số chuẩn. Cách rõ ràng là ghi số vòng sửa cho từng chặng, định nghĩa một vòng là một lần gửi góp ý gộp, và coi việc đổi concept đã duyệt hay thêm hạng mục là yêu cầu thay đổi có báo phí riêng.

Nên chia tiền công thành mấy đợt?

Tuỳ dự án và thoả thuận của hai bên. Một cách hay gặp là chia theo mốc: khi ký, khi duyệt concept và trước khi giao file cuối. Điều quan trọng là mỗi đợt gắn với một mốc rõ ràng và đợt cuối đến trước khi giao file cuối.

Mẫu hợp đồng trên mạng có dùng ngay được không?

Mẫu chỉ là điểm bắt đầu. Hãy sửa cho khớp phạm vi, file bàn giao, vòng sửa và quyền sử dụng của dự án thật, bỏ các điều không liên quan, và nhờ người có chuyên môn pháp lý đọc lại với hợp đồng giá trị lớn.