Proposal là gì? Cách viết proposal thiết kế gửi khách hàng (kèm mẫu)

Proposal là bản đề xuất designer gửi khách sau khi nhận brief. Cách viết proposal thiết kế: 10 phần từ hiểu vấn đề, phạm vi, bàn giao, tiến độ, vòng sửa tới điều khoản, kèm câu mẫu tiếng Việt và khung mẫu để chép.

Trả lời nhanh: Proposal (bản đề xuất) là tài liệu designer gửi khách sau buổi nhận brief, để nói rõ mình hiểu vấn đề của khách thế nào, đề xuất làm gì, giao những file gì, mất bao lâu, sửa mấy vòng và làm việc theo quy trình nào. Proposal giúp khách nói "đồng ý" với một kế hoạch cụ thể trước khi hai bên bàn tới báo giá chi tiết và hợp đồng. Một proposal thiết kế tốt thường gọn trong 6 đến 10 trang PDF.

Phần chi phí chi tiết bạn có thể tách ra một tờ báo giá riêng, làm bằng công cụ Báo giá & hoá đơn của ColorME: theo phần hỏi đáp của trang, bạn "điền thông tin của bạn, khách hàng và các hạng mục, công cụ tự tính tổng tiền rồi xuất báo giá PDF". Bài này tập trung vào phần chữ của proposal: viết mục nào, viết thế nào, kèm câu mẫu tiếng Việt bạn sửa lại là dùng được.

Mẫu proposal thiết kế ColorME tự làm cho một khách giả định: bìa, trang hiểu vấn đề và trang phạm vi. Tiệm bánh Mẻ Bánh và Nắng Xiên Studio là tên giả định.

Toàn bộ ví dụ trong bài là mẫu ColorME tự làm cho một khách giả định: tiệm bánh men tự nhiên Mẻ Bánh ở Hội An muốn làm mới nhận diện và hộp bánh mang đi, người nhận việc là một designer tự do lấy tên Nắng Xiên Studio. Cả hai tên đều là tên giả định. Mình cố ý không ghi con số tiền nào: giá phụ thuộc mảng, khách và tay nghề của bạn, và bài Freelance design: cách bắt đầu, tìm khách và báo giá đã nói cách tính giá từ số giờ làm.

Proposal là gì?

"Proposal" là danh từ tiếng Anh, nghĩa là lời đề xuất hoặc bản đề xuất. Trong công việc, proposal là văn bản một bên gửi cho bên kia để đề nghị một cách làm và xin đồng ý. Proposal dự án, proposal sự kiện, proposal marketing hay proposal nghiên cứu đều chung ý đó, chỉ khác nội dung bên trong.

Trong thiết kế, proposal là cầu nối giữa brief và hợp đồng. Brief là lời khách kể về nhu cầu, thường lộn xộn và thiếu. Proposal là lúc bạn viết lại nhu cầu đó bằng lời của mình, chia thành hạng mục, gắn với mốc thời gian và giới hạn rõ ràng. Khách đọc proposal phải trả lời được ba câu: designer này có hiểu mình không, mình sẽ nhận được gì, và khi nào.

Cụm "thiết kế proposal" đôi khi còn được dùng theo nghĩa khác: dàn trang cho một bản proposal trông chuyên nghiệp. Bài này nói cả hai: phần lớn là cách viết nội dung, cuối bài có phần trình bày.

Proposal khác báo giá, brief và hợp đồng thế nào?

Người mới hay gộp bốn thứ này làm một, rồi gửi cho khách một tin nhắn vừa là lời chào, vừa là bảng giá, vừa là điều khoản. Tách chúng ra giúp khách đọc dễ và giúp bạn đỡ cãi nhau về sau.

• Brief là đầu vào. Nếu khách chưa có brief, bạn hỏi để có (xem Brief là gì? Những lưu ý quan trọng khi làm Design Brief).
• Proposal là kế hoạch của bạn. Nó có mục chi phí, nhưng trọng tâm là cách làm và phạm vi.
• Báo giá là bảng hạng mục và số tiền. Một proposal có thể kèm báo giá ở trang cuối, hoặc gửi báo giá thành file riêng (bài Tạo báo giá, hoá đơn cho freelancer thiết kế hướng dẫn từng bước trên công cụ).
• Hợp đồng là cam kết có giá trị ràng buộc. Nội dung hợp đồng thường lấy lại phạm vi, tiến độ và vòng sửa đã chốt trong proposal. Với dự án lớn, hãy nhờ người có chuyên môn pháp lý xem hợp đồng; proposal không thay được hợp đồng.

Brief, proposal, báo giá và hợp đồng trả lời bốn câu hỏi khác nhau, theo thứ tự thường gặp trong một dự án (ColorME tổng hợp).

Khi nào designer nên gửi proposal?

Không phải việc nào cũng cần proposal. Sửa một banner theo mẫu có sẵn thì một tin nhắn xác nhận là đủ. Proposal đáng công viết khi:

• Dự án có từ hai hạng mục trở lên (logo, bộ nhận diện, bao bì, bộ ấn phẩm social) và kéo dài vài tuần.
• Khách đang so sánh vài designer hoặc vài studio: proposal rõ ràng thường thuyết phục hơn một con số thấp hơn.
• Người duyệt không phải người bạn đang nói chuyện, ví dụ chủ tiệm phải trình cho người góp vốn.
• Bạn là designer in-house và cần xin phòng ban khác duyệt thời gian, nhân lực cho một dự án lớn.
• Brief còn mơ hồ: viết proposal là cách buộc cả hai bên hiểu giống nhau trước khi bắt tay vào làm.

Một proposal thiết kế gồm những phần nào?

Không có mẫu chuẩn bắt buộc, nhưng đa số proposal thiết kế dùng được đều có mười phần dưới đây, sắp theo thứ tự khách muốn đọc: trước là "bạn có hiểu tôi không", sau mới tới "tôi phải làm gì và trả gì".

10 phần của một proposal thiết kế xếp vào 8 trang; số trong vòng tròn ứng với thứ tự các phần trong bài.

Cách viết từng phần, kèm câu mẫu

Các câu mẫu dưới đây viết cho dự án Mẻ Bánh. Khi dùng, bạn thay tên, số ngày, số vòng và hạng mục cho đúng dự án của mình. Giọng văn nên giống email công việc: lịch sự, ngắn, không khen khách quá đà và không dùng thuật ngữ khách không hiểu.

1. Bìa và tóm tắt

Bìa ghi tên dự án, tên khách, tên bạn, ngày gửi và thời hạn hiệu lực của đề xuất. Ngay sau bìa là một đoạn tóm tắt ba câu, vì nhiều người chỉ đọc đoạn này.

"Mẻ Bánh cần một bộ nhận diện và hộp bánh mang đi đủ rõ để khách du lịch nhớ tên tiệm sau khi rời Hội An. Nắng Xiên đề xuất làm logo, bảng màu, font và hai mẫu hộp trong 5 tuần, chia 4 chặng, mỗi chặng có buổi duyệt. Đề xuất này có hiệu lực tới hết ngày 30/11/2026."

2. Hiểu vấn đề

Đây là phần khiến khách tin bạn, và là phần người mới hay bỏ qua nhất. Viết lại tình hình của khách bằng lời của bạn, dựa trên những gì đã hỏi được: họ bán gì, cho ai, đang vướng ở đâu. Không phán xét thiết kế cũ của khách.

"Theo buổi trao đổi ngày 24/10, khoảng hai phần ba khách của tiệm là khách du lịch mua bánh mang về khách sạn. Hộp hiện tại là hộp giấy trơn dán tem tròn, nên ảnh khách chụp và đăng lên mạng hầu như không thấy tên tiệm. Logo hiện có dùng tốt trên biển hiệu nhưng khó đọc khi in nhỏ trên tem."

Nếu có điều bạn chưa chắc, ghi luôn là giả định: "Nắng Xiên giả định tiệm giữ tên Mẻ Bánh và không đổi màu sơn mặt tiền trong năm nay." Giả định sai thì khách sửa ngay ở bước này, rẻ hơn nhiều so với lúc đã vẽ xong.

Trang 2 của mẫu: tiêu đề là một câu nói ý chính, ba ô cho điều đã nghe, điều đang vướng và giả định, bên dưới là ba mục tiêu đo được.

3. Mục tiêu

Mục tiêu nói kết quả, không nói việc làm. "Thiết kế logo mới" là việc; "tên tiệm đọc được trên ảnh điện thoại khách chụp hộp bánh" là mục tiêu. Viết hai đến bốn mục tiêu, mỗi mục kèm một cách nhìn để biết đã đạt chưa. Đừng hứa con số doanh thu: đó là thứ thiết kế không tự quyết được.

"(1) Tên Mẻ Bánh đọc rõ khi tem in ở cỡ 3 cm. (2) Hộp mang đi nhận ra được là của tiệm khi chỉ thấy một góc hộp trong ảnh. (3) Nhân viên tự làm được bài đăng mạng xã hội theo đúng màu và font mà không cần gọi designer."

4. Phạm vi: làm gì và không làm gì

Phần này chặn được nhiều rắc rối nhất. Liệt kê rõ những gì có trong dự án, rồi viết một danh sách "ngoài phạm vi" cho những thứ khách dễ nghĩ là có. Thứ gì không ghi thì coi như chưa thoả thuận.

"Trong phạm vi: logo chính và logo phụ, bảng màu, cặp font, hai mẫu hộp (hộp 1 bánh và hộp 4 bánh), tem dán, ba mẫu bài đăng. Ngoài phạm vi: chụp ảnh sản phẩm, in ấn và làm việc với nhà in, thiết kế website, biển hiệu, đồng phục. Nếu cần, Nắng Xiên sẽ gửi đề xuất riêng."

5. Sản phẩm bàn giao

Ghi rõ từng file, định dạng và dùng vào đâu. Khách không chuyên thường không biết AI, SVG hay PDF in khác nhau thế nào, nên một dòng giải thích ngắn rất có ích. Nếu bạn sẽ bàn giao một bản hướng dẫn dùng logo, nói nó dài khoảng bao nhiêu trang (xem thêm style guide trong thư viện thuật ngữ).

Trang 4 của mẫu: bảng hạng mục, định dạng file, nơi dùng, và ô Ngoài phạm vi để khách thấy ngay những gì không có trong dự án.

6. Quy trình làm việc

Chia dự án thành vài chặng, mỗi chặng kết thúc bằng một buổi duyệt. Với nhận diện, bốn chặng thường gặp là: tìm hiểu và moodboard, phác ý tưởng, hoàn thiện, bàn giao. Nói rõ ở mỗi chặng bạn cần khách làm gì.

"Chặng 2, phác ý tưởng: Nắng Xiên gửi 3 hướng logo dạng phác, mỗi hướng kèm một dòng giải thích. Mẻ Bánh chọn 1 hướng trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu muốn kết hợp hai hướng, chị ghi rõ lấy phần nào của hướng nào."

7. Tiến độ

Ghi theo tuần hoặc theo ngày cụ thể, và tách mốc của bạn khỏi mốc của khách. Câu quan trọng nhất ở phần này là: tiến độ tính từ khi nào, và nếu khách duyệt chậm thì sao.

"Tổng thời gian 5 tuần, tính từ ngày Nắng Xiên nhận đủ tài liệu (logo cũ, ảnh tiệm, kích thước hộp từ nhà in). Mỗi ngày Mẻ Bánh duyệt chậm hơn hẹn thì mốc bàn giao lùi tương ứng."

Trang 6 của mẫu: tiến độ 5 tuần tách việc của designer (đỏ) và mốc khách duyệt (vàng), kèm số vòng sửa mỗi chặng và quy ước duyệt chậm thì lùi mốc.

8. Vòng sửa

Ghi số vòng sửa cho từng chặng, và định nghĩa một vòng sửa là gì: một lần khách gửi góp ý gom đủ, không phải mỗi tin nhắn là một vòng. Nói luôn sửa thêm thì tính thế nào, nhưng không cần ghi số tiền ở đây nếu đã có báo giá.

"Mỗi chặng có 2 vòng sửa. Một vòng là một lần Mẻ Bánh gửi danh sách góp ý gom trong một email hoặc một tin nhắn. Từ vòng thứ 3 hoặc khi đổi hướng đã chọn, Nắng Xiên báo thêm thời gian và chi phí trước khi làm."

9. Chi phí

Mục chi phí trong proposal nên ngắn: tổng chi phí, chia mấy đợt, đợt nào gắn với mốc nào, và dẫn sang báo giá chi tiết. Đừng rải số tiền khắp các trang. Nhiều designer đặt mục này gần cuối, sau khi khách đã đọc phần hiểu vấn đề và phạm vi, để khách nhìn chi phí trong bối cảnh công việc chứ không nhìn một con số trơ trọi.

"Chi tiết từng hạng mục nằm trong báo giá đính kèm. Chi phí chia hai đợt: đợt 1 khi đồng ý đề xuất, đợt 2 trước khi bàn giao file gốc."

10. Điều khoản và bước tiếp theo

Vài dòng điều khoản cơ bản: quyền sử dụng sau khi bàn giao, việc bạn được đưa dự án vào portfolio hay không, thời hạn hiệu lực của đề xuất. Kết thúc bằng một bước tiếp theo cụ thể, không kết bằng "mong được hợp tác".

"Nếu Mẻ Bánh đồng ý, chị trả lời email này với chữ 'Đồng ý' và gửi tài liệu ở mục 7. Nắng Xiên sẽ gửi hợp đồng trong 2 ngày làm việc và đặt lịch buổi tìm hiểu đầu tiên."

Mẫu proposal thiết kế: khung để bạn chép

Đây là khung trống theo đúng thứ tự trên. Mỗi dòng là một trang hoặc một khối trong file của bạn.

1. Bìa: Đề xuất thiết kế (tên dự án) cho (tên khách) · (tên bạn) · ngày gửi · hiệu lực tới ngày ...
2. Tóm tắt: (Khách) cần (kết quả). (Bạn) đề xuất (hạng mục chính) trong (thời gian), chia (số) chặng.
3. Hiểu vấn đề: Theo buổi trao đổi ngày ..., (tình hình). Điều đang vướng: (vấn đề). Giả định: (điều bạn chưa chắc).
4. Mục tiêu: 2 đến 4 mục, mỗi mục kèm cách nhận biết đã đạt.
5. Phạm vi: Trong phạm vi: ... Ngoài phạm vi: ...
6. Bàn giao: bảng file, định dạng, dùng vào đâu.
7. Quy trình: các chặng, mỗi chặng ghi việc của bạn và việc của khách.
8. Tiến độ: mốc theo tuần, tính từ khi nhận đủ tài liệu.
9. Vòng sửa: số vòng mỗi chặng, định nghĩa một vòng, sửa thêm thì sao.
10. Chi phí: tổng, số đợt, gắn với mốc nào, dẫn sang báo giá.
11. Điều khoản và bước tiếp theo: quyền sử dụng, portfolio, hiệu lực, việc cần làm khi đồng ý.

Nếu bạn muốn tập hỏi brief trước khi viết proposal thật, ColorME có công cụ Luyện làm việc với khách hàng, nơi theo mô tả của trang, "AI đóng vai khách hàng giao brief chưa đầy đủ" để bạn tập đặt câu hỏi; và Tạo đề bài thiết kế ngẫu nhiên để có đề bài luyện tay.

Proposal cho designer in-house: viết khác gì?

Designer in-house cũng viết proposal, chỉ là người đọc là sếp, phòng marketing hay phòng kinh doanh. Khung mười phần vẫn dùng được, với vài chỗ đổi:

• Mục chi phí đổi thành nguồn lực: bao nhiêu ngày công, cần người hỗ trợ nào, có phải thuê chụp ảnh hay in thử không.
• Mục điều khoản đổi thành ai duyệt, duyệt ở mốc nào. Ở công ty, dự án hay trễ vì không ai có quyền chốt.
• Phần hiểu vấn đề nên dẫn số liệu nội bộ phòng ban kia đưa cho bạn, ghi rõ nguồn, thay vì cảm nhận cá nhân.
• Ghi rõ việc gì sẽ bị lùi lại nếu dự án này được ưu tiên. Sếp duyệt nhanh hơn khi thấy cái giá phải đánh đổi.

Trình bày proposal sao cho dễ đọc

Proposal của designer cũng là một mẫu portfolio nhỏ: khách sẽ đánh giá gu của bạn qua chính file này. Không cần cầu kỳ, chỉ cần gọn:

• Khổ ngang hoặc A4, 6 đến 10 trang. Khổ ngang đọc tốt trên laptop; A4 dọc hợp khi khách hay in ra.
• Tối đa hai font và một màu nhấn. Nếu được, dùng một màu gần với ngành của khách để họ hình dung được.
• Mỗi trang một ý. Tiêu đề trang là một câu nói ý chính, ví dụ "Hộp bánh là biển hiệu thứ hai của tiệm", không chỉ là "Vấn đề".
• Bảng cho phạm vi, bàn giao và tiến độ. Khách quét bảng nhanh hơn đọc đoạn văn.
• Gửi PDF, đặt tên file rõ ràng, ví dụ MeBanh_DeXuatThietKe_v1.pdf. Soạn trong Word thì xem cách chuyển Word sang PDF; cần gộp proposal với báo giá thành một file thì xem cách ghép file PDF online.

Lỗi thường gặp khi viết proposal thiết kế

1. Mở đầu bằng giới thiệu bản thân dài một trang. Khách muốn biết bạn hiểu họ trước. Phần giới thiệu và vài dự án liên quan để ở cuối, hoặc gửi kèm portfolio.
2. Phạm vi viết chung chung. "Thiết kế bộ nhận diện" có thể là 5 hạng mục hay 40 hạng mục. Liệt kê ra.
3. Không có danh sách ngoài phạm vi. Đây là nguồn gốc của câu "tiện thì làm luôn cái này nhé".
4. Không định nghĩa vòng sửa. Ghi "2 vòng sửa" mà không nói một vòng là gì thì mỗi tin nhắn góp ý đều có thể bị coi là một vòng mới, hoặc không vòng nào cả.
5. Tiến độ không có điểm bắt đầu. "Giao trong 3 tuần" mà không nói tính từ khi nào thì ngày giao luôn bị tranh cãi.
6. Hứa kết quả kinh doanh. "Tăng 30% doanh số" là lời hứa bạn không kiểm soát được. Hứa những gì thiết kế làm được: dễ đọc, dễ nhận ra, dùng được lâu.
7. Gửi bản đề xuất không có hạn hiệu lực. Sáu tháng sau khách quay lại đòi đúng phạm vi cũ khi lịch của bạn đã khác.

Bốn câu hay gặp trong proposal, viết mơ hồ và viết rõ, lấy từ dự án giả định Mẻ Bánh.

Kiểm tra trước khi gửi

• Đọc lại phần hiểu vấn đề: có câu nào sai so với lời khách nói không?
• Mỗi hạng mục trong phạm vi đều có dòng tương ứng trong bảng bàn giao và trong báo giá.
• Tiến độ có điểm bắt đầu, có mốc của khách, có câu "duyệt chậm thì lùi mốc".
• Vòng sửa có định nghĩa và có cách xử lý khi vượt.
• Có ngày hiệu lực và một bước tiếp theo cụ thể.
• Tên khách, tên dự án viết đúng chính tả ở mọi trang.
• File PDF mở được trên điện thoại, chữ không quá nhỏ.

Sau khi gửi, hẹn một mốc hỏi lại, ví dụ ba ngày làm việc. Nếu khách muốn đổi, sửa proposal và gửi bản v2 thay vì thoả thuận rời rạc qua tin nhắn. Khi khách đồng ý, nội dung đã chốt chuyển sang hợp đồng; để ký điện tử trên file PDF, xem cách chèn chữ ký vào file PDF.

Viết proposal tốt là một phần của nghề, giống như vẽ tốt. Nếu bạn muốn học bài bản cả kỹ năng thiết kế lẫn cách làm việc với khách theo một lộ trình, có thể tham khảo Lộ trình Graphic Designer của ColorME.

Câu hỏi thường gặp

Proposal là gì?

Proposal là bản đề xuất. Trong thiết kế, đó là tài liệu designer gửi khách sau khi nhận brief, nói rõ mình hiểu vấn đề thế nào, sẽ làm gì, giao gì, trong bao lâu, sửa mấy vòng và các điều kiện làm việc.

Proposal là danh từ hay động từ?

Proposal là danh từ, nghĩa là lời đề xuất hoặc bản đề xuất. Động từ tương ứng là "propose" (đề xuất).

Proposal khác báo giá như thế nào?

Báo giá trả lời "bao nhiêu tiền" cho từng hạng mục. Proposal trả lời "làm thế nào, làm những gì, khi nào" và chỉ có một mục chi phí ngắn, thường dẫn sang báo giá chi tiết.

Proposal thiết kế nên dài bao nhiêu trang?

Với dự án nhận diện hoặc bao bì cỡ vừa, 6 đến 10 trang là đủ. Dự án nhỏ có thể gói trong 2 đến 3 trang hoặc một email có cấu trúc rõ.

Có cần ghi giá trong proposal không?

Nên có mục chi phí để khách thấy tổng thể, nhưng chi tiết từng hạng mục có thể nằm ở báo giá đính kèm. Điều quan trọng là phạm vi trong proposal và hạng mục trong báo giá khớp nhau.

Viết proposal bằng tiếng Việt hay tiếng Anh?

Viết bằng ngôn ngữ người duyệt đọc thoải mái nhất. Với khách Việt, viết tiếng Việt và giữ thuật ngữ tiếng Anh ở mức tối thiểu, kèm giải thích ngắn khi cần.