Cách thiết kế thẻ nhân viên, thẻ tên sự kiện và in hàng loạt từ Excel

Cách thiết kế thẻ nhân viên, thẻ tên sự kiện khổ 85,6 × 54 mm và điền tên hàng loạt từ Excel bằng công cụ của ColorME: mẫu thẻ, dán danh sách, đặt ô chữ, tải ZIP mỗi người một file. Thử thật với 6 thẻ, tên dài tự thu nhỏ.

Trả lời nhanh: thẻ nhân viên, thẻ tên sự kiện thường làm theo khổ thẻ ngân hàng ID-1 (85,6 × 54 mm). Cách nhanh nhất là thiết kế một mẫu chung có vùng trống ở giữa, rồi điền họ tên từng người từ danh sách Excel bằng công cụ Điền tên hàng loạt từ Excel của ColorME. Mình thử với một thẻ tham dự tự thiết kế và danh sách 6 người: công cụ xuất 6 file JPG trong một file ZIP, tên dài tự thu nhỏ cho vừa ô.

Kích thước thẻ nhân viên, thẻ tên chuẩn

Theo trang ISO/IEC 7810 trên Wikipedia, khổ ID-1 là 85,60 × 53,98 mm, "Most banking cards and ID cards", còn gọi là CR-80. Đây là khổ hay dùng cho thẻ nhân viên in nhựa, thẻ học viên, thẻ thành viên. Thẻ tên đeo ở sự kiện có thể lớn hơn, nhưng làm đúng khổ ID-1 thì dễ tìm vỏ bọc nhựa, dây đeo bán sẵn.

Số pixel tính theo công thức pixel = mm ÷ 25,4 × DPI; chưa gồm tràn lề. Nếu gửi nhà in cắt thẻ, cộng thêm tràn lề theo yêu cầu của nhà in (xem cách tính ở bài kích thước danh thiếp và cách dàn file in, cùng nguyên tắc).

Thiết kế mẫu thẻ: chừa chỗ cho tên

Mình dựng một mẫu "thẻ tham dự" cho sự kiện giả định Hiên Nắng Design Day, đúng 1011 × 638 px:

Mẫu thẻ tham dự khổ ID-1 85,6 × 54 mm (1011 × 638 px ở 300 DPI): dải nhận diện, vùng trống cho tên, chân thẻ. Sự kiện là giả định; hình do ColorME tự dựng.

• Dải nhận diện ở trên: tên sự kiện, logo, màu thương hiệu. Phần này giống nhau trên mọi thẻ.
• Vùng trống ở giữa: dành cho họ tên và đơn vị. Đây là chỗ công cụ sẽ điền; chừa đủ rộng cho tên dài 5, 6 chữ.
• Chân thẻ: ngày, địa điểm, chữ nhỏ để không tranh chỗ với tên.
• Chữ tên to, tương phản cao: thẻ được đọc từ khoảng cách một, hai mét, nên tên cần là chữ lớn nhất trên thẻ (sau tên sự kiện).

Thiết kế bằng Photoshop, Illustrator hay bất cứ phần mềm nào cũng được, miễn xuất ra PNG hoặc JPG, vì công cụ nhận "Ảnh mẫu: PNG, JPG hoặc WebP".

Thẻ nhân viên và thẻ tên sự kiện khác nhau thế nào?

• Thẻ nhân viên: dùng lâu dài, thường có ảnh chân dung, họ tên, chức danh, phòng ban, mã nhân viên, đôi khi có mã vạch hoặc QR để chấm công. Thường in nhựa, đúng khổ ID-1.
• Thẻ tên sự kiện: dùng một lần, cần đọc rõ từ xa: họ tên thật to, vai trò (Diễn giả, Khách mời, Ban tổ chức) và tên sự kiện. Có thể in giấy, cho vào vỏ nhựa.
• Điểm chung: một mẫu thiết kế cho cả trăm người, chỉ khác phần chữ, nên rất hợp để điền tên hàng loạt.

Công cụ điền tên hàng loạt điền chữ từ danh sách; ảnh chân dung riêng từng người thì cần ghép trong phần mềm thiết kế.

Điền tên hàng loạt từ Excel: 4 bước

Bước 1. Chọn ảnh mẫu

Mở colorme.vn/tools/dien-ten-hang-loat, bấm Chọn ảnh mẫu và chọn file thẻ vừa thiết kế. Chưa có mẫu thì công cụ có sẵn ba mẫu trơn để thử: Giấy khen, Thiệp mời, Thẻ tên.

Bước 2. Dán danh sách

Dán từ Excel hoặc Google Sheets vào ô Danh sách, hoặc bấm Mở file Excel / CSV. Dòng đầu là tên cột, mỗi dòng sau là một thẻ. Mình dán 6 dòng gồm hai cột Họ tên và Đơn vị (tên người là tên giả định). Công cụ báo "Tải 6 ảnh (ZIP)" và cho xem từng thẻ bằng mũi tên 1 / 6, 2 / 6…

Bước 3. Đặt ô chữ lên ảnh

Ở thanh "Đặt lên ảnh", bấm + Họ tên, + Đơn vị để thêm ô chữ, kéo ô vào đúng chỗ, chọn phông (Be Vietnam Pro, Montserrat, Lora, Playfair Display, Dancing Script) và chữ đậm. Mình giữ phông Be Vietnam Pro và cỡ chữ mặc định, đặt Họ tên ở trên, Đơn vị ở dưới.

Công cụ Điền tên hàng loạt: danh sách 6 người dán từ Excel, ô Họ tên và Đơn vị đặt lên mẫu thẻ. Ảnh chụp màn hình thật, 18/10/2026.

Bước 4. Tải ZIP

Bấm Tải ZIP. File mình nhận được chứa 6 ảnh JPG 1011 × 638 px, đặt tên theo cột Họ tên, ví dụ 1 Phạm Thu Hà.jpg. Trong Tuỳ chỉnh có mục "Tên file theo cột" để đổi cột dùng đặt tên file.

6 file thẻ trong file ZIP tải về, đặt tên theo cột Họ tên; tên dài ở thẻ số 5 tự thu nhỏ. Tên người là tên giả định.

Tên dài có bị tràn không?

Mình cố tình thêm tên "Nguyễn Thị Thanh Xuân Mai Phương" để thử. Kết quả: tên này được thu nhỏ cho vừa ô, các tên ngắn giữ nguyên cỡ (xem thẻ số 5 ở hình trên). Phần hỏi đáp của công cụ giải thích: "Tên nào dài hơn ô sẽ tự thu nhỏ cỡ chữ cho vừa, các tên ngắn giữ nguyên cỡ. Hãy bấm mũi tên xem thử vài dòng dài nhất trước khi tải."

Về tiếng Việt: "Năm phông chữ trong công cụ (Be Vietnam Pro, Montserrat, Lora, Playfair Display, Dancing Script) đều có đủ dấu tiếng Việt." Cả 6 thẻ của mình đều hiện đủ dấu.

In thẻ hàng loạt

• Tự in: xếp các file JPG lên khổ A4 trong phần mềm dàn trang (một tờ A4 xếp được khoảng 10 thẻ khổ ID-1), in giấy cứng rồi cắt, cho vào vỏ nhựa có dây đeo.
• Gửi nhà in thẻ nhựa: hỏi nhà in khổ file, tràn lề và vị trí lỗ đục dây đeo trước khi thiết kế; tránh đặt chữ ở vùng sẽ bị đục lỗ.
• Thẻ có QR liên hệ: nếu cần thẻ kiêm danh thiếp, xem bài danh thiếp điện tử có mã QR.

Muốn điền tên vào giấy khen, thiệp mời thay vì thẻ, bài điền tên hàng loạt vào giấy khen, thiệp mời từ Excel hướng dẫn chi tiết với các mẫu đó.

Giới hạn của công cụ

Theo phần hỏi đáp: "Mỗi lần tối đa 300 dòng, 20 cột, mỗi ô 200 ký tự; file danh sách tối đa 5 MB; ảnh mẫu tối đa 20 MB và được thu về cạnh dài 2400 px." Với thẻ khổ ID-1 ở 300 DPI (cạnh dài 1011 px) thì không bị thu nhỏ. Trên điện thoại, công cụ ghi: "Được, nhưng việc kéo ô chữ và chỉnh danh sách dễ hơn nhiều trên máy tính."

Danh sách của bạn có bị gửi đi không?

Trang công cụ trả lời: "Không. File Excel, danh sách và ảnh mẫu được đọc và ghép ngay trong trình duyệt của bạn, không gửi lên máy chủ và không được lưu lại ở ColorME. ColorME chỉ đếm số lượt dùng (số dòng, số ô chữ), không kèm nội dung."

Lỗi hay gặp

• Vùng trống quá hẹp: tên dài bị thu nhỏ quá mức, khó đọc; thiết kế vùng tên rộng gần hết bề ngang thẻ.
• Danh sách có dòng trống, khoảng trắng thừa: sinh ra thẻ trắng hoặc tên lệch; dọn danh sách trong Excel trước.
• Quên dòng tiêu đề: dòng đầu phải là tên cột, nếu không người đầu tiên bị coi là tên cột.
• Không xem thử trước khi tải: bấm mũi tên xem các tên dài nhất.

Câu hỏi thường gặp

Kích thước thẻ nhân viên chuẩn là bao nhiêu?

Khổ phổ biến là ID-1 (CR-80) 85,6 × 54 mm, cùng khổ thẻ ngân hàng. Ở 300 DPI, file thiết kế khoảng 1011 × 638 px.

Làm thẻ tên hàng loạt từ Excel thế nào?

Thiết kế một mẫu thẻ có vùng trống, mở công cụ Điền tên hàng loạt, chọn ảnh mẫu, dán danh sách từ Excel, đặt ô Họ tên lên ảnh rồi bấm Tải ZIP để nhận mỗi người một file.

Tên dài có bị tràn khỏi thẻ không?

Không. Tên dài hơn ô chữ được tự thu nhỏ cho vừa, tên ngắn giữ nguyên cỡ.

Công cụ đọc được file gì?

Danh sách: .xlsx, .csv, .txt hoặc dán từ Excel, Google Sheets. Ảnh mẫu: PNG, JPG hoặc WebP.

Một lần làm được tối đa bao nhiêu thẻ?

Tối đa 300 dòng mỗi lần; nhiều hơn thì chia danh sách thành nhiều lần.