Kích thước danh thiếp chuẩn và cách dàn file in không bị cắt chữ

Danh thiếp 90 × 54 mm, 3,5 × 2 inch hay 85,6 × 53,98 mm? Tràn lề 2 đến 3 mm, vùng an toàn 5 mm, dàn file trong Illustrator, InDesign, Photoshop.

Trả lời nhanh: Danh thiếp ở Việt Nam thường in khổ 90 × 54 mm; danh thiếp kiểu Mỹ là 3,5 × 2 inch (88,9 × 50,8 mm), còn khổ thẻ ngân hàng ID-1 theo ISO/IEC 7810 là 85,60 × 53,98 mm. Muốn in không bị cắt chữ, mình dàn file rộng hơn khổ thật 2 đến 3 mm mỗi cạnh (tràn lề, bleed) và giữ chữ, logo, mã QR cách đường cắt khoảng 5 mm. Với khổ 90 × 54 mm: file có tràn lề 3 mm là 96 × 60 mm, vùng an toàn cho chữ là 80 × 44 mm, ảnh khoảng 300 ppi.

Ba mẫu danh thiếp 90 × 54 mm cho thương hiệu giả định, mặt trước và mặt sau.

Số nào trong bài cũng có nguồn đi kèm; chỗ nào là thói quen chung của nghề mà mình không tìm được văn bản gốc, mình ghi là "thường gặp". Mỗi nhà in có quy định riêng, nên bước cuối luôn là hỏi lại nhà in.

Kích thước danh thiếp chuẩn ở Việt Nam và thế giới

Không có một khổ danh thiếp chung cho cả thế giới. Mỗi thị trường quen một khổ, chênh nhau vài milimet, nên rất dễ dàn nhầm:

Ba khổ thẻ vẽ đúng tỉ lệ, chồng góc trên bên trái lên nhau.

• In ở Việt Nam, chọn 90 × 54 mm trừ khi nhà in nói khác. Công cụ Kiểm tra file in của ColorME cũng để sẵn khổ "danh thiếp 90×54 mm".
• ID-1 không phải khổ danh thiếp, nhưng hay được lấy làm mốc vì đó là khổ thẻ thanh toán, bằng lái, thẻ căn cước ở nhiều nước, gọi là TD1 khi dùng cho giấy tờ đi lại (Wikipedia: ISO/IEC 7810). Trang của ISO báo lỗi 403 khi mình mở, nên số đo lấy từ tài liệu công khai của ICAO.
• File 3,5 × 2 inch đem in khổ 90 × 54 mm sẽ hụt: thấp hơn hơn 3 mm, phải dàn lại.

Danh thiếp vuông, bo góc, gập đôi thì mỗi nhà in một cỡ: xin file mẫu (template) của chính nhà in rồi mới dàn.

Tràn lề, đường cắt, vùng an toàn

Máy xén không cắt chính xác tuyệt đối, một chồng thẻ có thể xê dịch nhẹ khi cắt. Vì vậy file in luôn có ba đường:

File 96 × 60 mm: tràn lề 3 mm, đường cắt, vùng an toàn 5 mm.

Trang trợ giúp InDesign của Adobe viết rằng mức tràn lề chuẩn của ngành thường là 0,125 inch (3 mm), nhưng cần kiểm tra yêu cầu với nhà in (Adobe: Print bleed and slug areas). Riêng với danh thiếp, phần hỏi đáp của Kiểm tra file in ghi: "Danh thiếp 90×54 mm thường cần tràn lề 2–3 mm mỗi cạnh; hãy hỏi nhà in để làm đúng yêu cầu của họ." MOO cũng dùng mức nhỏ: file tràn lề cho thẻ 3,5 × 2 inch của họ là 93 × 55 mm, khoảng 2 mm mỗi cạnh.

Vùng an toàn 5 mm là con số của cả hai công cụ in của ColorME. Trang Tính DPI & cỡ in nói thêm: "Mỗi nhà in có yêu cầu riêng, thường từ 3 đến 5 mm, nên hãy hỏi nhà in nếu thiết kế sát mép." Với danh thiếp, chữ nhỏ nên mình giữ 5 mm.

Độ phân giải và hệ màu

Độ phân giải. Chữ và logo vector không lo vỡ; cần để ý là ảnh nền, ảnh sản phẩm, logo PNG. Adobe khuyên chạy Preflight trước khi xuất PDF in và sửa các lỗi như thiếu font, ảnh dưới 300 ppi (Adobe: Produce print-ready PDF files). Trang Tính DPI & cỡ in cũng ghi "300 DPI cho ấn phẩm cầm tay như tờ rơi, danh thiếp, sách." Ở 300 ppi, khổ 90 × 54 mm khoảng 1063 × 638 px, có tràn lề 3 mm khoảng 1134 × 709 px; khổ 3,5 × 2 inch là 1050 × 600 px. Cách tính chi tiết có ở bài cần bao nhiêu pixel để in ảnh.

Hệ màu. Adobe ghi "màu phù hợp cho in (ưu tiên CMYK)" trong danh sách cần kiểm trước khi xuất PDF từ InDesign. Trang của Photoshop nói kỹ hơn: hỏi nhà in trước, vì họ có thể cần file RGB có nhúng profile, file CMYK, hoặc PDF/X; khi đổi RGB sang CMYK, các màu rất rực như xanh dương, xanh lá, cam có thể bị lệch (Adobe: Prepare images for commercial printing). Ở các nhà in danh thiếp phổ thông, file CMYK là yêu cầu thường gặp. Đổi mã HEX sang CMYK bằng công cụ đổi mã màu; vì sao màu in khác màu màn hình thì đọc bài hệ màu CMYK và RGB.

Dàn file danh thiếp trong Illustrator

Illustrator hợp nhất cho danh thiếp vì chữ và logo đều là vector. Hộp thoại New Document có sẵn mẫu trống cho những việc như danh thiếp (Adobe: New Document dialog overview), nhưng mình vẫn tự nhập số cho đúng khổ nhà in. Adobe chỉ nói chung là sửa ở khung Preset Details; tên các ô dưới đây là giao diện mình quen dùng:

1. File > New, tab Print, chọn một preset rồi sửa ở khung bên phải.
2. Đơn vị Millimeters, Width 90, Height 54, Artboards 2 (mặt trước, mặt sau).
3. Bleed 3 mm bốn cạnh (hoặc 2 mm theo nhà in). File đã tạo rồi thì đặt ở File > Document Setup; vùng tràn lề hiện thành viền đỏ quanh artboard (Adobe: Generate print bleed).
4. Hệ màu theo yêu cầu nhà in, thường là CMYK.
5. Vùng an toàn (cách thường gặp): vẽ hình chữ nhật 80 × 44 mm căn giữa artboard, rồi View > Guides > Make Guides.
6. Kéo nền, ảnh ra tới viền đỏ; chữ, logo, mã QR nằm trong guide.

Logo là file AI người khác gửi? Đọc bài file AI là gì và cách mở trước khi chép vào.

Dàn file danh thiếp trong InDesign

InDesign hợp khi làm danh thiếp cho cả nhóm người cùng một mẫu. Adobe cho biết preset của InDesign có sẵn bố cục cho những việc như danh thiếp (Adobe: Create new documents); ở khung bên phải bạn sửa được kích thước, số trang, lề và tràn lề.

1. File > New > Document, tab Print.
2. Width 90 mm, Height 54 mm, Pages 2.
3. Tắt Facing Pages để hai mặt là hai trang rời (Adobe: Change document setup).
4. Margins 5 mm: đường lề chính là vùng an toàn (cách dùng thường gặp).
5. Bleed 3 mm bốn phía. Theo bảng của Adobe, tràn lề mặc định của InDesign là 0, đừng quên bước này.
6. Create: trang 1 mặt trước, trang 2 mặt sau.

Trước khi xuất, mở Window > Links xem có ảnh thiếu hay chưa cập nhật, rồi Window > Output > Preflight (theo trang Produce print-ready PDF files ở trên). Mới làm quen phần mềm thì đọc bài InDesign là gì.

Dàn file danh thiếp trong Photoshop

Photoshop hợp với danh thiếp có nền là ảnh. Trong các tuỳ chọn của khung Preset Details mà Adobe liệt kê (kích thước kèm đơn vị, hướng giấy, Artboards, Color Mode, Resolution) không có ô Bleed, nên mình tạo luôn khổ đã gồm tràn lề (Adobe: Create documents):

1. File > New, tab Print.
2. Width 96 mm, Height 60 mm (90 × 54 cộng 3 mm mỗi cạnh), Resolution 300 Pixels/Inch, Color Mode theo nhà in.
3. Kẻ guide (cách thường gặp): View > Guides > New Guide Layout với lề 3 mm cho đường cắt, thêm một layout lề 8 mm cho vùng an toàn.
4. Mặt sau làm ở file thứ hai cùng thông số, hoặc bật Artboards.

Thông số tạo file danh thiếp trong Illustrator, InDesign và Photoshop.

Đổi file sang CMYK: Adobe hướng dẫn dùng Image > Mode hoặc Edit > Convert to Profile, và nhắc lưu một bản giữ đủ layer trước vì giá trị màu đổi vĩnh viễn (Adobe: Convert an image to another color mode). Về định dạng PSD, xem bài PSD là gì.

Còn Canva: trang trợ giúp về tràn lề của Canva trả lỗi 403 khi mình mở, nên mình không ghi bước ở đây. Nguyên tắc vẫn vậy: đúng khổ, có tràn lề, chữ trong vùng an toàn, xuất PDF in rồi kiểm tra lại.

Xuất PDF in: PDF/X, font chữ, hai mặt

InDesign: File > Export, định dạng Adobe PDF (Print), chọn preset như [Press Quality] hoặc [PDF/X-4:2008]; ở mục Marks and Bleeds, kiểm tra tràn lề khớp với file, chọn dấu xén nếu nhà in cần. Illustrator: File > Save As, chọn Adobe PDF, rồi chọn preset PDF/X hoặc chuẩn ở menu Standard. Photoshop: File > Save As, chọn Photoshop PDF, chọn chuẩn PDF/X ở menu Standard (Adobe: Save as Photoshop PDF).

Theo trợ giúp Illustrator, PDF/X là chuẩn ISO để trao đổi file đồ hoạ, loại bỏ nhiều biến số về màu, font và trapping hay gây lỗi khi in (Adobe: Create Adobe PDF files). Cùng trang đó mô tả các preset:

Adobe cũng khuyên hỏi nhà in thông số, hoặc xin file .joboptions chứa sẵn thiết lập họ muốn.

Font chữ. Các preset in ở trên đều nhúng font vào PDF. Dù vậy, lời dặn thường gặp ở nhà in vẫn là "outline chữ", tức chuyển chữ thành hình vector để không bao giờ lỗi dấu tiếng Việt. Cách làm thường gặp trong Illustrator: giữ một bản chữ sửa được, ở bản gửi in chọn hết chữ rồi Type > Create Outlines. Với nét viền, xem phần Outline Stroke trong bài thao tác với Stroke trong Illustrator. Thử trước font có đủ dấu không bằng công cụ kiểm tra font tiếng Việt.

Hai mặt. Một file PDF hai trang cùng khổ, cùng tràn lề: trang 1 mặt trước, trang 2 mặt sau. Trong Illustrator, khi lưu PDF từ file nhiều artboard, chọn All để mọi artboard vào một PDF (theo trang Create Adobe PDF files). Nếu mặt trước nằm ngang mà mặt sau đứng dọc, ghi chú cho nhà in biết mép nào là mép trên (thường gặp).

Mặt trước và mặt sau là hai trang của cùng một file PDF.

Kiểm tra file trước khi gửi nhà in

Mình kiểm tra PDF bằng Kiểm tra file in của ColorME. Trang công cụ mô tả: "Tải file PDF, JPG hoặc PNG lên, chọn khổ in, công cụ báo độ phân giải, kích thước thật và hiển thị đường cắt, vùng an toàn, phần tràn lề." Danh sách khổ có mục Danh thiếp, ô Tràn lề mm và khổ tuỳ chỉnh theo milimet (khổ 3,5 × 2 inch thì nhập 88,9 × 50,8). Phần hỏi đáp ghi: "Không. File được kiểm tra ngay trên máy bạn." và "Có, miễn phí và không cần đăng nhập." Về màu, trang nói rõ: "Công cụ đưa ra gợi ý về hệ màu dựa trên file, nhưng hãy luôn xuất PDF theo chuẩn nhà in yêu cầu và xin bản in thử khi màu quan trọng."

Tự kiểm trước khi gửi:

1. Khổ PDF đã gồm tràn lề (ví dụ 96 × 60 mm); nền chạm mép tràn lề.
2. Không chữ, logo, mã QR nào ra ngoài vùng an toàn.
3. Ảnh khoảng 300 ppi ở cỡ in thật.
4. Font đã nhúng hoặc đã chuyển thành nét; đọc lại từng dấu.
5. Hai mặt đúng thứ tự, đúng chiều; số điện thoại, email gõ lại thử một lần.

Mã QR. Tạo bằng công cụ tạo mã QR và tải SVG; trang công cụ ghi "SVG cho in ấn như tờ rơi, standee, bao bì vì phóng to bao nhiêu cũng không vỡ" và khuyên "Tối thiểu khoảng 2 x 2cm cho danh thiếp". Trên thẻ 90 × 54 mm, mã 2 × 2 cm chiếm khá nhiều chỗ, nên mình dành hẳn một góc mặt sau cho nó và in thử rồi quét bằng vài điện thoại. Mã cho hồ sơ năng lực, tài liệu: xem bài tạo mã QR cho tài liệu. Muốn xem trước thẻ khi cầm trên tay, Tạo mockup có mục Danh thiếp; công cụ dùng AI, cần đăng nhập, số lượt mỗi ngày có giới hạn.

Lỗi thường gặp khiến danh thiếp bị cắt chữ, hở viền

Cùng một lần cắt lệch: lỗi trong file và cách sửa.

Bài này chỉ bàn khổ và file in. Bố cục, chọn font, cách bày thông tin cho đẹp có ở các bài lưu ý khi thiết kế card visit, name card là gì và 7 mẫu card visit đẹp. File logo vector và số màu khi in: xem bài cách tạo logo lớp. Muốn tự dàn mọi ấn phẩm in, ColorME có khoá Illustrator.

Câu hỏi thường gặp

Kích thước danh thiếp chuẩn là bao nhiêu?

Ở Việt Nam thường là 90 × 54 mm, có nhà in thêm 90 × 50 mm. Ở Mỹ là 3,5 × 2 inch (88,9 × 50,8 mm). Khổ thẻ ngân hàng ID-1 là 85,60 × 53,98 mm.

Danh thiếp bao nhiêu pixel?

Ở 300 ppi, khổ 90 × 54 mm khoảng 1063 × 638 px, có tràn lề 3 mm khoảng 1134 × 709 px.

Có bắt buộc phải có tràn lề không?

Cần khi nền hoặc ảnh chạm mép thẻ. Thẻ nền trắng, mọi thứ nằm gọn bên trong thì không cần, nhưng nhiều nhà in vẫn muốn file có tràn lề. Hỏi trước là chắc nhất.

Gửi nhà in file AI, PSD hay PDF?

PDF in là an toàn nhất vì giữ đúng font, khổ và tràn lề. Có nhà in nhận cả file gốc, ví dụ In Ấn AZ ghi nhận file .AI, .PSD, .CDR; gửi file gốc thì nhớ chuyển chữ thành nét và gửi kèm ảnh liên kết.

Làm danh thiếp bằng Canva được không?

Mình chưa đọc được trang trợ giúp của Canva nên không hướng dẫn bước cụ thể. Làm bằng phần mềm nào cũng vậy: xuất PDF rồi đưa vào Kiểm tra file in, chọn khổ Danh thiếp để xem đường cắt và vùng an toàn trước khi gửi.