Notion cho designer: quản lý dự án, brief và làm portfolio

Notion là gì theo chính Trung tâm trợ giúp của họ, trang, khối, database và chế độ xem khác nhau thế nào, ba thiết lập cho designer với bảng thuộc tính cụ thể: bảng theo dõi dự án, mẫu brief 11 mục và trang portfolio xuất bản lên web, cách giữ các vòng phản hồi, Notion không hợp với việc gì và các lỗi thường gặp.

Trả lời nhanh: Notion là ứng dụng mà chính Trung tâm trợ giúp của họ mô tả là "a set of building blocks", tức một bộ khối để bạn tự ráp thành tài liệu, cơ sở dữ liệu, trang web công khai hay hệ thống quản lý dự án. Với người làm thiết kế, ba trang đáng dựng trước là: bảng theo dõi dự án, mẫu brief và trang portfolio xuất bản lên web. Notion không phải phần mềm thiết kế và cũng không thay ổ lưu file gốc. Bảng dưới là năm khái niệm cần nắm, mình đọc từ Trung tâm trợ giúp của Notion (bản tiếng Anh) ngày 14/10/2026.

Lưu ý trước khi đọc tiếp: mình không dựng tài khoản Notion riêng cho bài này. Tên nút, tên menu và giới hạn bên dưới lấy từ các trang trợ giúp của Notion đọc ngày 14/10/2026 (các trang này không ghi ngày cập nhật); ba cách thiết lập là đề xuất của ColorME, với studio và khách hàng không có thật.

Ba trang một designer nên dựng trước trong Notion: bảng theo dõi dự án, mẫu brief và trang portfolio. Đây là cách sắp xếp do ColorME đề xuất, không phải giao diện của Notion. Hình do ColorME tự dựng.

Notion là gì?

Trang Start here viết: "We like to describe Notion as a set of building blocks for creating things you love to use on your computer", rồi liệt kê: tài liệu, cơ sở dữ liệu, trang web công khai, kho kiến thức, hệ thống quản lý dự án. Ba tầng cần hiểu:

• Khối. Trang What is a block? viết: "Everything in Notion is a 'block'". Khối nào cũng đổi được sang loại khác và kéo thả để xếp lại. Gõ dấu / để mở danh sách loại khối.
• Trang. Theo trang Create a page, mỗi trang mới là "a fresh canvas", bên trong là các khối và có thể chứa trang con.
• Cơ sở dữ liệu. Trang Intro to databases nêu ba điểm: mỗi mục trong database là một trang riêng ("Every item is its own page"), bạn tự thêm thuộc tính (property) như ngày, trạng thái, liên kết, và cùng một dữ liệu xem được theo nhiều cách.

Về chế độ xem, trang Views, filters, sorts & groups liệt kê bảy kiểu: Table, Board, Timeline, Calendar, List, Gallery và Chart. Mỗi view có bộ lọc, cách sắp xếp và cách nhóm riêng. Còn relation là thuộc tính nối hai database với nhau; trang Relations & rollups lấy ví dụ nối database công việc với database dự án, hoặc ghi chú họp với khách hàng.

Cấu trúc của Notion vẽ thành sơ đồ lồng nhau: trang chứa các khối; database là tập hợp các trang, mỗi trang có thuộc tính; cùng một database có nhiều chế độ xem. Định nghĩa theo Trung tâm trợ giúp của Notion, đọc ngày 14/10/2026; đây là sơ đồ, không phải giao diện của Notion. Hình do ColorME tự dựng.

Notion dùng trên máy nào, có tiếng Việt không?

• Trình duyệt: trang Notion for web ghi hỗ trợ đầy đủ trên Safari, Google Chrome và Microsoft Edge.
• Máy tính: trang Notion for desktop có bản cho Mac và Windows.
• Điện thoại: trang Notion for mobile có ứng dụng iOS và Android để đọc, sửa và bình luận.
• Tiếng Việt: trang Change your language có "Vietnamese" trong danh sách ngôn ngữ hiển thị; đổi trong Settings, mục Preferences. Mình chưa đối chiếu tên menu bản tiếng Việt, nên bài giữ tên tiếng Anh như trang trợ giúp.
• Ngoại tuyến: trang Use pages offline ghi tính năng này chỉ có trên ứng dụng máy tính và điện thoại, "isn't available on web browsers". Bạn bật Available offline cho từng trang; trang con không tự tải theo; với database, chỉ 50 dòng đầu của view đầu tiên được tải. Khi ngoại tuyến không chia sẻ trang hay đổi quyền được.

Cách dùng Notion cho designer: bắt đầu từ ba trang

Đừng dựng cả một "hệ thống" ngay ngày đầu. Mình đề xuất ba thứ, theo thứ tự việc sinh ra: việc vào thì ghi ở bảng dự án, yêu cầu chốt ở brief, việc xong thì chọn lọc đưa lên portfolio. Ví dụ dưới dùng một studio giả định tên Giấy Nhám với bốn khách hàng không có thật.

Thiết lập 1: bảng theo dõi dự án

Tạo trang mới, chọn Table (hoặc gõ /database trong một trang có sẵn), đặt tên "Dự án", rồi thêm thuộc tính bằng Add property. Kiểu thuộc tính dưới đây có trong trang Database properties.

Thêm ba view từ cùng dữ liệu đó: Table để nhập, Board nhóm theo Trạng thái (trang trợ giúp gọi là dùng như bảng Kanban), Calendar theo Hạn chót. Nếu bạn chỉ có vài khách, đổi cột Khách hàng thành Select cho nhẹ. Vì mỗi dòng là một trang, mở dòng ra là có chỗ ghi biên bản họp, danh sách việc và ảnh từng vòng.

Bảng theo dõi dự án của một studio giả định, vẽ lại thành bảng sạch: tên dự án, trạng thái, hạn chót, hạng mục giao, vòng sửa và link file. Tên cột và kiểu thuộc tính theo trang Database properties của Notion, đọc ngày 14/10/2026; các dự án và khách hàng không có thật. Hình do ColorME tự dựng, không phải ảnh chụp Notion.

Thiết lập 2: mẫu brief ngay trong Notion

Tạo database thứ hai tên "Brief". Bấm mũi tên cạnh nút New, chọn New template, đặt tên "Brief thiết kế". Trang Database templates viết rằng mẫu chứa được mọi loại nội dung và sẽ hiện y hệt trên mỗi trang tạo từ mẫu. Phần thân mẫu là 11 mục trong mẫu brief thiết kế của ColorME; riêng hai mục có ngày và con số (thời gian, quy trình duyệt) mình tách thành thuộc tính để lọc và sắp xếp được:

Một lưu ý từ chính trang trợ giúp: đừng điền sẵn cột Relation trong mẫu, vì khi đó mọi brief mới sẽ cùng nối về một dự án. Phần tham khảo hình ảnh bạn dán link moodboard vào là đủ; cách gom tham khảo cho moodboard đó có ở bài Pinterest cho designer. Nếu muốn luyện đọc brief trước khi có khách, trang Tạo brief luyện tập của ColorME tự mô tả là ghép ngẫu nhiên "thương hiệu, hạng mục, đối tượng, phong cách và giới hạn thành một đề bài"; mình chưa chạy công cụ này cho bài viết.

Mười một mục của một brief thiết kế, chia làm hai nơi trong Notion: chín mục viết trong thân trang, hai mục có ngày và con số (thời gian, quy trình duyệt) tách thành thuộc tính để lọc và sắp xếp được. Cách chia là đề xuất của ColorME dựa trên mẫu brief 11 mục trong bài brief là gì. Hình do ColorME tự dựng.

Giữ các vòng phản hồi ở một chỗ

Trang Comments, mentions & reactions mô tả hai loại bình luận: bình luận ở đầu trang cho ý kiến chung, và bình luận gắn vào một đoạn chữ hoặc một khối. Bình luận đánh dấu resolve được và mở lại được. Cách mình đề xuất: mỗi vòng sửa là một tiêu đề trong trang dự án ("Vòng 1 · 21/10"), bên dưới là ảnh bản gửi, khách bình luận ngay trên ảnh đó, xong vòng thì tăng số ở cột Vòng sửa.

Mời khách vào thế nào? Trang Sharing & permissions nêu các mức: Full access, Can edit, Can comment, Can view. Với khách, Can comment là vừa. Hai điều cần biết: khách được mời bằng email "will need their own Notion account", và nếu bạn bật Anyone on the web with link thì người xem vẫn phải đăng nhập Notion mới bình luận được. Khách không dùng Notion thì cứ gom phản hồi qua email rồi dán vào trang.

Thiết lập 3: trang portfolio xuất bản lên web

Tạo trang "Portfolio", thêm một database ở view Gallery; trang Gallery view gọi đây là cách tốt nhất để hiện database "with visual components". Mỗi thẻ là một dự án, mở ra là case study: vấn đề, quá trình, kết quả. Rồi bấm Share, mở thẻ Publish, bấm Publish. Trang Publish a Notion Site ghi những điều sau:

• Bạn xuất bản được "an unlimited number of pages" và nhận một tên miền notion.site.
• Xuất bản một trang là xuất bản luôn mọi trang con của nó. Kiểm tra trang con trước khi bấm.
• Muốn Google tìm thấy, bật Search engine indexing, mục Discoverable on the web; Notion ghi có thể mất "up to four weeks" để được lập chỉ mục.
• Người xem chuyển được giữa các view của database và mở từng trang bên trong.
• Không đặt được mật khẩu cho trang: câu trả lời trong phần hỏi đáp là "Unfortunately, not at the moment".
• Siêu dữ liệu của trang công khai có tên, ảnh đại diện và địa chỉ email của những tài khoản Notion đã góp nội dung. Hãy dùng email bạn sẵn sàng để lộ.
• Đổi đường dẫn (slug), sửa tiêu đề và mô tả cho công cụ tìm kiếm, giao diện, Google Analytics là phần của gói trả phí; tên miền riêng là phần mua thêm, theo trang giá của Notion.

Nội dung một case study nên có gì thì bài cách làm portfolio đã nói kỹ. Dự án nhận diện nên trình bày theo các hạng mục trong bài bộ nhận diện thương hiệu gồm những gì, dự án giao diện nên có cả wireframe.

Khung một trang portfolio đơn giản: lời giới thiệu, lưới dự án ở dạng thư viện ảnh, mỗi dự án mở ra một case study, cuối trang là cách liên hệ. Các ghi chú về xuất bản theo trang Publish a Notion Site, đọc ngày 14/10/2026. Khung do ColorME đề xuất, không phải giao diện của Notion; dự án không có thật. Hình do ColorME tự dựng.

Thói quen 20 phút mỗi tuần

Đây là gợi ý của mình, không phải tính năng: mỗi chiều thứ Sáu mở bảng Dự án và làm bốn việc. Một, kéo trạng thái cho đúng. Hai, xem view Calendar hai tuần tới. Ba, đọc các bình luận chưa resolve. Bốn, chọn một dự án đã xong để đưa ảnh sang Portfolio. Nếu muốn có sẵn trang ghi chú mỗi tuần, trang Database templates mô tả mẫu lặp lại "daily, weekly, monthly, or yearly".

Notion không hợp với việc gì?

• Không phải công cụ thiết kế. Danh sách "làm được gì" của Notion là tài liệu, database, trang web, kho kiến thức, quản lý dự án. Vẽ, dàn trang, dựng giao diện vẫn là việc của phần mềm thiết kế.
• Không phải ổ lưu file gốc. Trang Images, files & media ghi: "If you're on the Free Plan, all files you upload must be under 5MB". Với gói trả phí, cùng trang đó ghi hai câu khác nhau (một ghi chú đầu trang và một câu trong phần hỏi đáp), nên mình không chép lại; hãy xem trang giá của Notion. File PSD, AI hay video nên nằm ở ổ lưu trữ, Notion chỉ giữ đường dẫn và ảnh xem trước.
• Không dùng ngoại tuyến trên trình duyệt, như đã nói ở trên.
• Notion AI: mình chỉ dẫn một câu của trang Database properties, rằng Notion AI có thể "autofilling certain types of database properties". Mình chưa thử và không mô tả thêm.

Thứ gì đặt ở đâu: Notion giữ thông tin về công việc, phần mềm thiết kế giữ bản thiết kế, ổ lưu trữ giữ file gốc. Giới hạn 5MB mỗi file ở gói miễn phí theo trang Images, files and media của Notion, đọc ngày 14/10/2026; cách chia là đề xuất của ColorME. Hình do ColorME tự dựng.

Lỗi thường gặp

1. Dựng quá nhiều database. Hai cái (Dự án, Brief) là đủ để bắt đầu; thêm Khách hàng khi cần.
2. Mỗi khách một bảng riêng. Hãy để chung một bảng và lọc bằng view.
3. Tải file gốc lên trang. Dán đường dẫn vào cột Link file.
4. Xuất bản trang cha có trang con riêng tư. Trang con sẽ lên web theo.
5. Điền sẵn Relation trong mẫu. Mọi brief sẽ nối về cùng một dự án.
6. Chép mẫu của người khác rồi bỏ. Theo trang Start with a template, mẫu thêm vào rồi sửa được theo ý; hãy xoá cột không dùng ngay tuần đầu.

Câu hỏi thường gặp về Notion

Notion là gì, dùng để làm gì?

Là ứng dụng mà Notion tự mô tả là một bộ khối để ráp thành tài liệu, database, trang web công khai, kho kiến thức và hệ thống quản lý dự án. Designer dùng nhiều nhất cho ba việc: theo dõi dự án, giữ brief và phản hồi, làm trang portfolio.

Notion có tiếng Việt không?

Có. Vietnamese nằm trong danh sách ngôn ngữ hiển thị trên trang Change your language, đọc ngày 14/10/2026.

Lấy template Notion ở đâu?

Trang Start with a template ghi có một bộ mẫu khởi đầu trong thanh bên khi bạn đăng ký, và mục Marketplace chứa mẫu do người dùng làm, có mẫu thêm được ngay và có mẫu phải mua. Muốn tự làm mẫu, giữ một trang trống rồi Duplicate, hoặc dùng mẫu trong database như phần brief ở trên.

Notion có miễn phí không?

Trang trợ giúp có nhắc tới "Free Plan" kèm giới hạn, ví dụ mỗi file tải lên phải dưới 5MB. Bài này không ghi giá; các gói và điều kiện xem ở trang giá của Notion.

Trang portfolio làm bằng Notion có lên Google không?

Có thể, nếu bạn bật Discoverable on the web trong phần Search engine indexing. Notion ghi việc lập chỉ mục có thể mất tới bốn tuần.

Mới học thiết kế có nên dùng Notion không?

Nên, ở mức một bảng bài tập và một trang portfolio. Thứ tự học phần mềm thì xem lộ trình tự học thiết kế đồ họa; Notion chỉ giúp bạn giữ việc và giữ bài cho gọn.