Thử việc designer: 30 ngày đầu nên làm gì để được giữ lại

Kế hoạch 30 ngày thử việc cho designer mới đi làm in-house hoặc agency: tuần 1 học brand guideline và thư mục, tuần 2 hỏi brief đủ 7 câu, tuần 3 nhận góp ý, tuần 4 tự đánh giá. Kèm mẫu nhật ký công việc, cách đặt tên file và kịch bản check-in giữa kỳ.

Trả lời nhanh: Thử việc designer là giai đoạn công ty xem bạn làm được việc thật tới đâu, chứ không chỉ xem portfolio. Trong 30 ngày đầu, việc quan trọng nhất không phải là làm ra một thiết kế thật ấn tượng, mà là làm đúng luật chơi của nhóm: theo đúng brand guideline, hỏi brief đủ, giao đúng hạn, nhận góp ý có ghi chép, đặt tên file gọn gàng. Chia 30 ngày thành 4 tuần, mỗi tuần kết thúc bằng một thứ bạn đưa ra được khi người quản lý hỏi "em làm được gì rồi?".

Bài này viết cho người lớn bắt đầu công việc designer đầu tiên ở một phòng marketing (in-house) hoặc một agency, kể cả người chuyển nghề sang thiết kế. Nếu bạn muốn luyện trước khâu hỏi brief và trao đổi với "khách", ColorME có công cụ Luyện làm việc với khách hàng cho designer, nơi AI đóng vai khách hàng giao một brief chưa đầy đủ để bạn đặt câu hỏi. Trang công cụ ghi rõ: "Công cụ AI này hiện dành cho tài khoản được ColorME cấp quyền dùng AI, bạn cần đăng nhập để chạy." Bài này không mô tả kết quả của công cụ.

Kế hoạch 30 ngày thử việc cho designer: mỗi tuần một mục tiêu, hai mốc vàng là buổi check-in ngày 14 và buổi tự đánh giá ngày 30 (ColorME tổng hợp).

Trước ngày đầu tiên: hỏi rõ 4 điều

Nhiều người mới chỉ hỏi giờ làm và chỗ ngồi. Hãy hỏi thêm bốn điều sau, qua email hoặc tin nhắn với người phỏng vấn hay phòng nhân sự, để biết mình được đánh giá bằng gì:

• Ai là người đánh giá thử việc của bạn: trưởng nhóm thiết kế, trưởng phòng marketing hay giám đốc sáng tạo (creative director)?
• Tiêu chí đánh giá: chất lượng thiết kế, tốc độ, số vòng sửa, thái độ, hay một dự án cụ thể phải xong?
• Công cụ và quyền truy cập: nhóm dùng Photoshop, Illustrator, Figma hay Canva; file để ở ổ chung nào; ai cấp tài khoản.
• Có buổi gặp giữa kỳ không: nếu chưa có, bạn sẽ xin một buổi 20 phút vào khoảng ngày 14 (kịch bản ở phần sau của bài).

Về giấy tờ: thời gian thử việc, lương thử việc và việc nghỉ trong lúc thử việc là những điều pháp luật lao động có quy định, trong đó có Bộ luật Lao động, Luật số 45/2019/QH14 (văn bản trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ). Bài này không nêu con số cụ thể. Bạn hãy đọc kỹ thỏa thuận hoặc hợp đồng thử việc trước khi ký, đối chiếu với văn bản pháp luật đang có hiệu lực, và hỏi phòng nhân sự ngay khi có điểm chưa rõ.

Tuần 1 (ngày 1 đến 7): học brand guideline và hệ thống file

Tuần đầu, không ai chờ bạn làm ra sản phẩm lớn. Người ta chờ xem bạn có học nhanh "luật chơi" của nhóm không. Ba việc nên xong trong tuần này:

1. Đọc hết brand guideline (cẩm nang thương hiệu): logo đặt thế nào, khoảng trống tối thiểu, cỡ nhỏ nhất, màu chính và màu phụ, font tiêu đề và font nội dung, giọng văn. Tự viết một trang ghi chú khoảng 10 quy tắc dễ sai nhất. Nếu công ty chưa có guideline, gom 10 thiết kế đã đăng gần nhất làm mẫu và hỏi trưởng nhóm cái nào "đúng chuẩn" nhất.
2. Học cây thư mục và cách đặt tên file: file gốc để đâu, bản gửi duyệt để đâu, bản cuối để đâu. Chép lại quy tắc đặt tên của nhóm và làm theo ngay từ file đầu tiên.
3. Vẽ sơ đồ người: ai giao việc cho bạn (marketing, sales, trưởng nhóm), ai duyệt cuối, việc gấp thì nhắn kênh nào. Một bảng nhỏ ba cột là đủ.

Nếu được giao việc ngay trong tuần 1, đừng từ chối. Nhận việc nhỏ, làm cẩn thận, và dùng việc đó để học guideline trên tay.

Tuần 2 (ngày 8 đến 14): hỏi brief đúng, lấy thắng lợi nhỏ đầu tiên

Sai lầm phổ biến nhất của designer mới là nhận brief một dòng, ngại hỏi, làm cả buổi rồi phải làm lại. Trước khi mở file, hỏi đủ 7 câu dưới đây, gom vào một tin nhắn để người giao việc trả lời một lần:

7 câu nên hỏi trước khi mở file, gom vào một tin nhắn gửi người giao việc.

1. Mục tiêu: việc này để làm gì, nhìn vào đâu để biết là đạt?
2. Người xem: ai xem, xem ở đâu (bài đăng, banner web, bản in)?
3. Nội dung: chữ đã chốt chưa, ai duyệt chữ?
4. Tài nguyên: có sẵn ảnh, logo, mẫu cũ nào nên theo?
5. Hạn và vòng sửa: hạn gửi bản đầu, hạn chốt, dự kiến mấy vòng?
6. Người duyệt: ai là người duyệt cuối cùng?
7. Bàn giao: file gì, cỡ nào, gửi vào đâu?

Có hai mẹo nhỏ giúp tuần 2 suôn sẻ. Thứ nhất, hẹn gửi bản đầu sớm hơn hạn khoảng nửa ngày, để còn thời gian cho một vòng sửa mà không trễ. Thứ hai, trước khi gửi, tự soát: chính tả, số điện thoại, ngày giờ, cỡ file, logo đúng bản, màu đúng mã. Lỗi chính tả trong bài đăng của công ty là lỗi người ta nhớ lâu hơn một bố cục chưa đẹp.

Mục tiêu tuần 2 là hai việc nhỏ được duyệt đúng hạn. Hai việc nhỏ làm chắc có giá trị hơn một việc lớn trễ hạn. Nếu muốn đọc sâu hơn về cách đọc một brief, xem bài Brief là gì? Những lưu ý quan trọng khi làm Design Brief.

Tuần 3 (ngày 15 đến 21): vòng góp ý và cách nhận góp ý

Từ tuần 3, bạn sẽ nhận nhiều góp ý và vòng sửa hơn. Người đánh giá không chỉ nhìn bản cuối, mà nhìn cách bạn xử lý góp ý: có cáu không, có sửa đúng chỗ không, có phải nhắc lại lần hai không.

Nhận góp ý: năm việc nên làm và năm phản ứng nên tránh trong thời gian thử việc.

Cách nhận góp ý gọn và ít va chạm nhất cho người mới:

• Nghe hết rồi mới nói. Ghi nguyên văn từng ý, rồi đọc lại: "Em hiểu là chị muốn tên sản phẩm to hơn, bỏ bớt một ảnh, đổi nền sáng hơn, đúng không ạ?"
• Góp ý mơ hồ thì hỏi về người xem, không hỏi về sở thích. "Chưa ổn lắm" sẽ rõ hơn nhiều khi bạn hỏi: "Anh muốn người xem nhìn thấy gì đầu tiên?"
• Gom thành danh sách đánh số trước khi sửa, gửi lại để người góp ý xác nhận. Danh sách này đi thẳng vào nhật ký công việc.
• Lưu phiên bản mới (v02, v03), kèm 2 đến 3 dòng "đã sửa gì". Không ghi đè lên bản cũ: rất hay xảy ra chuyện người duyệt muốn quay lại bản trước.
• Hai người góp ý ngược nhau (ví dụ marketing muốn chữ to, sales muốn thêm ảnh sản phẩm) thì đừng tự chọn. Hỏi ai là người chốt, hoặc đưa cả hai phương án kèm một câu về được và mất.

Muốn bảo vệ một quyết định thiết kế? Được, nhưng hãy làm sau khi đã ghi xong góp ý, và nói bằng lý do của người xem ("chữ nhỏ hơn để giá và ngày khuyến mãi đọc được trên điện thoại"), không bằng cảm giác ("em thấy thế đẹp hơn").

Tuần 4 (ngày 22 đến 30): tự chứng minh bằng việc đã làm

Tuần cuối của tháng đầu là lúc gom bằng chứng. Đừng chờ người quản lý tự nhớ bạn làm gì: họ quản lý nhiều người và nhiều việc. Hãy chuẩn bị bản tự đánh giá một trang, gồm:

• Số việc đã làm, số việc đúng hạn, số vòng sửa trung bình (lấy từ nhật ký công việc).
• 3 việc tốt nhất, mỗi việc có hình trước và sau góp ý, kèm một câu bạn đã học được gì.
• 3 điều bạn đã sửa trong cách làm sau buổi check-in ngày 14.
• Một đề xuất nhỏ cho nhóm, ví dụ một mẫu bài đăng dùng lại được, hay một cách đặt tên thư mục gọn hơn.

Checklist dưới đây gom cả 4 tuần lên một tờ, bạn có thể chép vào sổ hoặc ứng dụng ghi chú:

Checklist 4 tuần: mỗi tuần kết thúc bằng một thứ bạn đưa ra được khi người quản lý hỏi.

Nhật ký công việc: mẫu một trang mỗi tuần

Nhật ký công việc (work log) là thói quen đáng giữ nhất trong thời gian thử việc. Mỗi việc một dòng: ngày, việc gì, ai yêu cầu, mất bao lâu, kết quả, góp ý nhận được và bài học. Mất khoảng 5 phút cuối ngày, nhưng tới buổi đánh giá bạn có số liệu thật thay vì "em nghĩ là em làm ổn".

Mẫu nhật ký công việc một tuần do ColorME tự làm. Ngọc Minh, Đồi Sương và những người trong bảng đều là nhân vật, công ty giả định.

Mẫu trên là của một designer giả định tên Ngọc Minh, làm in-house trong nhóm marketing của một nhãn trà giả định ở Bảo Lộc. Để ý cột cuối: mỗi góp ý được viết lại thành một bài học cụ thể ("chừa vùng trống ở miệng chén"), không phải lời than ("bị sửa nhiều"). Ô "Cần hỏi" là nơi gom những câu bạn sẽ mang tới buổi check-in.

Bạn có thể làm nhật ký trong Google Sheets, Notion hay một cuốn sổ. Công cụ không quan trọng bằng việc ghi đều mỗi ngày.

Làm việc với marketing và sales

Ở vị trí in-house, phần lớn việc của designer đến từ marketing và sales chứ không từ trưởng nhóm thiết kế. Hai nhóm này nhìn thiết kế khác nhau:

Ba thói quen giúp bạn được các nhóm khác tin: nhắc hạn trước một ngày khi thấy có nguy cơ trễ, báo rõ "đã nhận" và "dự kiến gửi lúc nào" ngay khi nhận việc, và xin 30 phút ngồi cùng một bạn marketing hoặc sales trong tuần 3 để hiểu họ dùng thiết kế của bạn ra sao. Nếu việc có in ấn, đọc thêm bài Làm việc với nhà in: hỏi gì, gửi file in gì, duyệt mẫu ra sao.

Đặt tên file và bàn giao: thói quen người ta nhìn thấy ngay

Người quản lý có thể chưa kịp xem kỹ thiết kế của bạn, nhưng sẽ thấy ngay khi mở ổ chung ra một loạt file tên "final", "final2", "final-that-su". Đặt tên đúng là cách nhanh nhất để trông chuyên nghiệp trong tuần đầu.

Khung đặt tên file, cây thư mục cho một việc và danh sách kiểm tra trước khi bàn giao. Ví dụ dùng nhãn giả định Đồi Sương.

Nếu nhóm đã có quy tắc, theo quy tắc của nhóm, kể cả khi bạn thấy cách cũ của mình hay hơn; đề xuất đổi sau khi đã qua thử việc. Nếu chưa có, khung trong hình là điểm bắt đầu: ngày, tên nhãn, chiến dịch, hạng mục, kích thước, phiên bản, không dấu, nối bằng gạch dưới. Bài Quản lý file thiết kế chuyên nghiệp cho Graphic Designer nói kỹ hơn về thư mục.

Khi bàn giao thiết kế cho người khác (đồng nghiệp, nhà in, đội web), đừng chỉ gửi một đường link. Kèm font hoặc tên font, ảnh liên kết đủ, file gốc và file xuất cuối, cùng ghi chú ba dòng: đã làm gì, còn gì chưa xong, file nằm ở đâu.

Kịch bản buổi check-in giữa kỳ thử việc

Buổi check-in vào khoảng ngày 14 là cơ hội để biết sớm mình đang ổn hay không, khi vẫn còn thời gian sửa. Xin 20 phút, gửi lời mời kèm một câu mục đích: "Em muốn hỏi chị xem em đang đi đúng hướng chưa." Mang theo nhật ký công việc.

Kịch bản 20 phút cho buổi check-in giữa kỳ thử việc. Câu mẫu do ColorME soạn, hãy thay số liệu bằng nhật ký công việc của bạn.

Bốn phần của buổi nói chuyện, kèm câu mẫu bạn sửa lại cho hợp với mình:

1. Mở đầu (1 phút): "Em cảm ơn chị đã dành thời gian. Em muốn biết mình đang đi đúng hướng chưa để hai tuần tới làm tốt hơn."
2. Tự đánh giá (5 phút): nói bằng số liệu, có cả điểm chưa tốt. "Hai tuần qua em làm 5 việc, 4 việc duyệt đúng hạn. Việc bộ ảnh cuối tuần em phải sửa 3 vòng vì chưa hỏi rõ vùng chữ."
3. Hỏi góp ý (10 phút): "Theo chị, một điều em nên giữ và một điều em nên đổi ngay là gì?" và "Tiêu chí đánh giá cuối kỳ của em gồm những gì?". Ghi lại, không cãi.
4. Chốt việc (4 phút): "Em ghi lại 3 việc cho hai tuần tới và gửi chị trong chiều nay. Cuối tuần 4 em xin 20 phút để rà lại."

Sau buổi gặp, gửi một tin nhắn tóm tắt 3 việc đã chốt. Tin nhắn đó là bằng chứng bạn nghe góp ý và hành động, điều người đánh giá thử việc nhớ rất rõ.

Những lỗi khiến designer trượt thử việc

Hiếm ai trượt thử việc chỉ vì thiết kế "chưa đủ đẹp". Lý do thường nằm ở cách làm việc. Đây là những lỗi gặp nhiều ở người mới:

Những kỹ năng mềm phía sau các lỗi này (nhận phản hồi, quản lý thời gian, làm việc nhóm) được bàn kỹ hơn trong bài 10 kỹ năng mềm quyết định mức lương Designer.

Thử việc ở in-house và ở agency khác nhau thế nào?

Khung 30 ngày dùng được cho cả hai, nhưng trọng tâm hơi khác:

Ở agency, designer mới đôi khi được nhờ soạn phần hình ảnh cho bản đề xuất gửi khách; bài Proposal là gì? Cách viết proposal thiết kế gửi khách hàng giúp bạn hiểu tài liệu đó gồm những phần nào.

Nếu bạn còn đang phân vân chọn môi trường nào, đọc bài Designer nên chọn làm ở Agency, In-house hay Freelance?. Sau thử việc, bài Làm Designer bao lâu thì lên Senior? giúp bạn nhìn chặng tiếp theo, và nếu bạn chuyển nghề mà còn thiếu nền tảng phần mềm, khoá Trọn bộ kỹ năng của ColorME là một lộ trình để bổ sung.

Câu hỏi thường gặp về thử việc designer

Thử việc designer nên làm gì trong tuần đầu tiên?

Đọc hết brand guideline và ghi lại những quy tắc dễ sai, học cây thư mục và cách đặt tên file của nhóm, biết ai giao việc và ai duyệt cuối. Nếu được giao việc nhỏ, nhận và làm thật cẩn thận.

Làm sao biết mình có qua thử việc không?

Hỏi thẳng tiêu chí đánh giá ngay từ đầu, rồi xin một buổi check-in khoảng ngày 14 để nghe nhận xét giữa kỳ. Nhật ký công việc giúp bạn tự so mình với tiêu chí đó trước buổi đánh giá.

Designer mới có nên hỏi nhiều khi nhận brief không?

Có, nhưng hỏi một lần cho đủ: gom các câu về mục tiêu, người xem, nội dung, tài nguyên, hạn, người duyệt và định dạng bàn giao vào một tin nhắn. Hỏi trước khi làm đỡ tốn thời gian hơn nhiều so với làm lại.

Bị góp ý nhiều có phải là sắp trượt thử việc?

Không hẳn. Người mới được góp ý nhiều là bình thường. Điều người đánh giá để ý là bạn có ghi lại, sửa đúng chỗ và không lặp lại cùng một lỗi hay không.

Thời gian và lương thử việc được quy định thế nào?

Đây là những điều pháp luật lao động có quy định, và thỏa thuận thử việc của bạn phải tuân theo. Hãy đọc kỹ thỏa thuận hoặc hợp đồng thử việc, đối chiếu với Bộ luật Lao động đang có hiệu lực và hỏi phòng nhân sự khi có điểm chưa rõ.

Người chuyển nghề sang thiết kế cần chú ý gì khi thử việc?

Kinh nghiệm cũ là lợi thế: cách làm việc với khách, quản lý thời gian, hiểu bán hàng. Hãy dùng nó, nhưng học kỹ phần mềm và quy trình file của nhóm trong tuần đầu, vì đó là chỗ người chuyển nghề hay hụt nhất.

Đọc thêm: Những kỹ năng cần thiết dành cho Designer vừa mới tốt nghiệp và Tiếng Anh cho designer: từ vựng và mẫu câu khi làm việc, hữu ích nếu nhóm bạn có đồng nghiệp hoặc khách nước ngoài.